Bendrasis ir civilinės metrikacijos skyrius

• Koordinuoja savivaldybės dokumentų valdymą pagal dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, elektroninių dokumentų valdymo taisykles;
• Dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS) vykdo gaunamų dokumentų apskaitą ir tvarkymą, DVS teikia juos savivaldybės vadovams ir vykdytojams, tvarko siunčiamąją korespondenciją, rengia unifikuotus institucijos blankus;
• DVS registruoja gyventojų prašymus, skundus, pasiūlymus;
• Elektroninėje archyvų informacinėje sistemoje (EAIS) rengia savivaldybės dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymo sąrašą, dokumentų registrų sąrašą, bylų apyrašų sąrašus, derina juos su Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialu ir kontroliuoja jų taikymą;
• Teikia metodinę pagalbą seniūnijų, administracijos struktūrinių padalinių darbuotojams dokumentų tvarkymo ir jų apskaitos klausimais;
• Pasibaigus kalendoriniams metams suformuoja nuolat saugomų dokumentų bylas, rengia bylų apyrašus, derina juos su Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialu;
• Konsultuoja rajono likviduojamas įmones, įstaigas, organizacijas, dokumentų tvarkymo ir perdavimo saugoti savivaldybės archyvui klausimais;
• Organizuoja ir vykdo likviduotų rajono institucijų dokumentų priėmimą, saugojimą, naudojimą;
• Archyvuoja savivaldybės tarybos, tarybos komitetų, komisijų protokolus, sprendimus, organizacinius, tvarkomuosius dokumentus ir jų rengimo medžiagą;
• Išduoda likviduotų institucijų dokumentų priėmimą patvirtinančias pažymas;
• Vykdo archyvinių fondų apskaitą;
• Išduoda juridinių ir fizinių asmenų prašymu, esant vadovų rezoliucijai, saugomų dokumentų pagrindu archyvo pažymas, dokumentų patvirtintas kopijas, išrašus ir rengia darbo užmokesčio pažymas pensijoms, pašalpoms gauti, tvarko jų apskaitą;
• Registruoja savivaldybės tarybos sprendimus, mero potvarkius, administracijos direktoriaus įsakymus, teikimus savivaldybės veiklos, personalo klausimais taip pat vidaus susirašinėjimo dokumentus, daugina, skenuoja  juos ir išdalija vykdytojams;
• Registruoja ir saugo savivaldybės sutartis ir susitarimus;
• Įformina savivaldybės tarybos, tarybos komitetų posėdžių protokolus. Protokolų išrašus apie atskirus pavedimus išsiuntinėja (išdalija) vykdytojams;
• Registruoja, įformina ir išsiunčia informacinius siunčiamuosius dokumentus, formuoja archyvines bylas;
• Protokoluoja savivaldybės tarybos, tarybos komitetų, komisijų posėdžiuose;
• Atlieka savivaldybės tarybos ir administracijos ūkinį aptarnavimą:
• Užtikrina elektros ir vandens tiekimą savivaldybės administracijos pastate Respublikos g. 2,  palaiko pastato švarą ir tvarką, organizuoja jo turto apsaugą ir draudimą;
• Kontroliuoja, kaip savivaldybės administracijoje laikomasi elektros ir vandens tiekimo įrenginių eksploatavimo reikalavimų;
• Teikia  pasiūlymus elektros energijos, racionalaus materialinių ir energetinių išteklių valdymo klausimais;
• Aprūpina savivaldybės darbuotojus transportu (tarnybiniams pavedimams vykdyti), rūpinasi jų priežiūra, remontu, draudimu;
• Vykdo savivaldybės administracijos transporto priemonių priežiūrą ir jų kontrolę;
• Tvarko savivaldybės administracijos informacinius stendus, nuolat juos atnaujina, užtikrina jų tvarkingumą;
• Tvarko pagal poreikį dokumentus dėl antspaudų, spaudų pagaminimo, sunaikinimo ir apskaitos, tvarko antspaudų ir spaudų registrą;
• Inicijuoja ir esant būtinybei vykdo viešuosius pirkimus, rengia viešųjų pirkimų dokumentus ir sutarčių projektus skyriaus kompetencijos klausimais;
• Užtikrina tinkamą valstybinių vėliavų iškėlimą;
• Administruoja judriojo ryšio sutarčių vykdymą, aprūpina savivaldybės darbuotojus mobiliaisiais telefonais;
• Užtikrina asmenų, atvykusių į savivaldybės administraciją, aptarnavimą, teikia jiems informaciją savivaldybės darbo klausimais, siekia, kad jie būtų aptarnaujami ,,vieno langelio“ principu:
• Registruoja gautus prašymus, skundus, pasiūlymus, pareiškimus DVS ir perduoda juos savivaldybės merui, jo pavaduotojui, savivaldybės administracijos direktoriui, jo pavaduotojui, arba jų įgaliotiems asmenims;
• Asmens pageidavimu informuoja apie prašymo nagrinėjimo eigą;
• Konsultuoja nukentėjusius nuo 1939–1990 m. okupacijų asmenis ir tarpininkauja dėl nukentėjusio statuso gavimo;
• Užtikrina valstybės perduotos savivaldybėms civilinės būklės aktų registravimo funkciją:
• Registruoja gimimą, santuokos sudarymą, santuokos nutraukimą, įvaikinimą, tėvystės pripažinimą, tėvystės (motinystės) nustatymą, nuginčijimą, vardo, pavardės, tautybės pakeitimą, mirtį;
• Įtraukia į apskaitą bažnyčios (konfesijų) nustatyta tvarka ir užsienio valstybėje sudarytas santuokas, užsienio valstybėje gimusių vaikų gimimus, užsienio valstybėje nutrauktas santuokas;
• Papildo, pakeičia, ištaiso, anuliuoja, atkuria civilinės būklės aktų įrašus;
• Išduoda pakartotinius civilinės būklės aktų įrašų nuorašus, išrašus, kopijas, pažymas, patvirtinančias kliūčių sudaryti santuoką nebuvimą;
• Organizuoja iškilmingą santuokos ir gimimo registravimą, jei to pageidauja besituokiantys asmenys ir vaikų tėvai;
• Rengia medžiagą ir teikia išvadas bylose piliečiams, keičiantiems vardą, pavardę, tautybę, ir bylose, susijusiose su klaidų ištaisymu civilinės būklės aktų įrašuose;
• Saugo pirmųjų civilinės būklės aktų egzempliorius nustatytą laiką, tvarko sudarytų aktų įrašų apskaitą;
• Konsultuoja gyventojus teisės aktų, susijusių su santuoka ir šeima, taikymo klausimais, rengia atsakymus į paklausimus, prašymus, skundus skyriaus kompetencijos klausimais;
• Rengia skyriaus dokumentacijos planą, tvarko civilinės metrikacijos archyvą teisės aktų nustatyta tvarka;
• Nustatyta tvarka teikia ataskaitas kompetentingoms institucijoms;
• Vykdo valstybinės kalbos vartojimo ir taisyklingumo kontrolę:
• Kontroliuoja, kaip Tauragės rajono savivaldybėje laikomasi Lietuvos Respublikos valstybinės kalbos įstatymo, Valstybinės lietuvių kalbos komisijos nutarimų ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių valstybinės kalbos vartojimą;
• Teikia valstybės perduotos savivaldybėms valstybinės kalbos vartojimo ir taisyklingumo kontrolės funkcijos atlikimo pusmečių ir metų ataskaitas Valstybinei kalbos inspekcijai;
• Teikia metodinę pagalbą savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių, savivaldybės biudžetinių ir viešųjų įstaigų, uždarųjų akcinių bendrovių darbuotojams valstybinės kalbos vartojimo klausimais;
• Nagrinėja pagal skyriaus kompetenciją juridinių ir fizinių asmenų prašymus, skundus, pasiūlymus, rengia atsakymus;
• Pagal savo kompetenciją dalyvauja komisijose, darbo grupėse;
• Pagal savo kompetenciją rengia savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, administracijos direktoriaus įsakymų, kitų dokumentų ir raštų projektus, juos daugina

1 užduotis: Įgyvendinti įstaigos strateginį tikslą: archyvinių dokumentų valdymas, tvarkymas.

Vertinimo rodiklis: 1. Užtikrinti tinkamą archyvinių dokumentų priėmimą, saugojimą. 2. Lietuvos vyriausiajam archyvarui pateiktos ataskaitos ir duomenys apie  valstybės perduotos savivaldybei priskirtų archyvinių dokumentų tvarkymo funkcijos vykdymą, lėšų poreikį, rezultatus.

Užduoties įvykdymo terminas: 2023-12-31

2 užduotis: Skambučių valdymo sistemos įgyvendinimas.

Vertinimo rodiklis: Atlikta analizė kiek nukreiptų skambučių pasiekė kitų skyrių specialistus, koks skambučių nukreipimo veiksmingumas. Pagrindinis rodiklis – gyventojas turi gauti tą paslaugą, kurios jam reikia iš pirmo karto. Nuolatinis monitoringas.

Užduoties įvykdymo terminas: 2023-12-31

3 užduotis: Užtikrinti sklandų Viešųjų pirkimų vykdymą skyriaus kompetencijos srityje. Organizuoti ir vykdyti Viešuosius pirkimus skyriaus vedėjo kompetencijos ribose.

Vertinimo rodiklis: 1. Laiku ir atsakingai parengtas skyriaus Viešųjų pirkimų planas. 2. Tinkamai įvykdytos Viešųjų pirkimų procedūros. 3. Laiku parengtos sutartys su tiekėjais ir užtikrintas prekių ir paslaugų teikimas.

Užduoties įvykdymo terminas: 2023-12-31

 4 užduotis: Skyriui priskirtos ūkinės dalies inventorizacija.

Vertinimo rodiklis: Sukurti sistemą dėl priemonių/ prekių sandėliavimo įstaigai priklausančiose garažuose ir administracinėse patalpose (galiojimo datos ir pan.)